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Date: 2026-06-25 00:07 Title: Sistema de Distribución — Manual de Usuario Type: page Description: Guía completa para el vendedor en ruta (PWA RuteroSales) y el personal de oficina (ERP): pedidos, entregas, facturación y cobros
Manual de Usuario — Sistema de Distribución
Versión: 1.0 | Fecha: Junio 2026
Aplica a: RuteroSales (PWA) + ERP Vista Operativa
Índice
- Visión general del sistema
- PWA RuteroSales — Vendedor en Ruta
- 2.1 Instalación y acceso
- 2.2 Dashboard
- 2.3 Clientes
- 2.4 Pedidos
- 2.5 Cobros
- 2.6 Inventario
- ERP Vista Operativa — Personal de Oficina
- Flujo operativo completo (Pedido → Cobro)
- Catálogos y configuración
- Preguntas frecuentes
1. Visión general del sistema
El sistema de distribución está compuesto por dos herramientas que trabajan juntas:
| Herramienta | Quién la usa | Para qué |
|---|---|---|
| PWA RuteroSales | Vendedor en campo (celular/tablet) | Tomar pedidos, registrar cobros, consultar inventario |
| ERP Vista Operativa | Personal de oficina (computadora) | Confirmar pedidos, generar entregas, facturar, registrar pagos |
Flujo típico del día:
Vendedor (PWA) Oficina (ERP)
────────────── ─────────────
Visita clientes en ruta
→ Toma pedidos en PWA ──► Confirma órdenes de venta
Genera entregas (despacho)
Imprime facturas / DTE
Entrega mercadería en ruta ◄── Factura enviada por correo
Registra cobros en PWA ──► Aplica pagos en ERP
Fin del día: liquidación Cuadra caja del día
2. PWA RuteroSales — Vendedor en Ruta
2.1 Instalación y acceso
Instalar en Android / iOS:
- Abrir el navegador Chrome (Android) o Safari (iOS) y entrar a la dirección que le proporcionó su administrador.
- Aparece un aviso: "Agregar a pantalla de inicio" — tocar y confirmar.
- El ícono de RuteroSales queda en la pantalla del celular igual que una app normal.
Iniciar sesión:
- Usuario y contraseña: los asigna el administrador.
- El sistema recuerda la sesión; normalmente solo se ingresa una vez.
- Si pierde conexión a internet, la app sigue funcionando con los datos guardados del último sincronizado.
2.2 Dashboard
Al abrir la app aparece el Dashboard con la información del día:
╔══════════════════════════════╗
║ Buenos días, Juan ║
║ lunes 22 de junio ║
╠══════════════════════════════╣
║ [Pedidos hoy] [Total $] ║
║ [Cobros] [Clientes] ║
╠══════════════════════════════╣
║ Acciones rápidas ║
║ 🧾 Nuevo 💰 Cobrar ║
║ 📦 Stock 👤 Prospecto ║
╠══════════════════════════════╣
║ ⚠ Cobros urgentes ║
║ Cliente A $250.00 vencido ║
║ Cliente B $180.00 vencido ║
╚══════════════════════════════╝
- KPIs: muestran el resumen del día actual (pedidos tomados, monto cobrado, clientes visitados).
- Cobros urgentes: clientes con facturas vencidas que conviene priorizar en la ruta.
- Acciones rápidas: acceso directo a las 4 funciones más usadas.
2.3 Clientes
Toque el ícono 👤 Clientes en la barra inferior o el botón del dashboard.
Buscar un cliente: - Escriba el nombre, código o NIT en la barra de búsqueda. - La lista se filtra en tiempo real. - Sin conexión, muestra los clientes que se sincronizaron en el último uso con internet.
Filtros disponibles:
| Filtro | Muestra |
|---|---|
| Todos | Clientes activos y prospectos |
| Clientes | Solo clientes activos (con crédito o contado) |
| Prospectos | Visitados pero sin cuenta abierta aún |
Ficha de cliente (al tocar un nombre):
- Datos de contacto y dirección.
- Historial de pedidos recientes.
- Estado de cuenta: facturas pendientes y disponibilidad de crédito.
- Botón "+ Pedido" para crear una orden directamente desde aquí.
Crear prospecto:
Toque "+ Nuevo" → complete nombre, teléfono y dirección. El prospecto queda guardado; la oficina puede convertirlo en cliente activo desde el ERP.
2.4 Pedidos
Lista de pedidos
Toque el ícono 🧾 Pedidos en la barra inferior.
Los pedidos se muestran por estado:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Creado en el PWA, aún no enviado / confirmado |
| Confirmado | Procesado por oficina, en preparación |
| En Espera | Detenido (falta de stock, crédito, etc.) |
Crear un pedido nuevo
Toque "+ Nuevo" (o el acceso rápido del dashboard).
Paso 1 — Datos del pedido:
- Cliente: escriba el nombre o código para buscar. Si ya entró por la ficha del cliente, viene pre-seleccionado.
- Tipo de documento:
- FAC → Factura consumidor final (cliente sin NIT o persona natural).
- CCF → Comprobante de Crédito Fiscal (empresa con NIT registrado).
- El sistema sugiere el tipo según cómo esté configurado el cliente; puede cambiarlo manualmente.
- Fecha de entrega: por defecto, el día siguiente. Ajuste si el cliente pide otra fecha.
- Notas: instrucciones especiales ("entregar en bodega trasera", "llamar antes", etc.).
Toque "Continuar → Agregar productos".
Paso 2 — Productos:
- Use la barra de búsqueda para encontrar productos por nombre o código.
- Toque un producto para agregarlo. Aparece un campo para la cantidad.
- Ajuste la cantidad con los botones + y − o escriba el número directamente.
- El precio se toma de la lista de precios asignada al cliente.
- Repita para todos los productos del pedido.
- El total se actualiza automáticamente en la parte inferior.
Paso 3 — Confirmar:
- Revise el resumen: cliente, tipo de documento, productos, total.
- Toque "Enviar pedido".
- El pedido queda en estado Borrador y se sincroniza con el ERP cuando haya conexión.
Sin internet: el pedido se guarda localmente y se envía automáticamente en cuanto recupere señal.
2.5 Cobros
Toque el ícono 💰 Cobros en la barra inferior.
Ver facturas pendientes:
- Lista de clientes con saldo pendiente, ordenados por monto o vencimiento.
- Toque un cliente para ver el detalle de sus facturas abiertas.
Registrar un cobro:
- Seleccione el cliente.
- Marque las facturas que está cancelando (puede ser parcial o total).
- Seleccione la forma de pago: Efectivo, Transferencia o Cheque.
- Ingrese el monto recibido.
- Toque "Registrar cobro".
El cobro queda pendiente de aplicación en el ERP. La oficina lo aplica y cuadra contra la factura correspondiente.
2.6 Inventario
Toque el ícono 📦 Inventario en la barra inferior.
- Consulta el stock disponible de productos en tiempo real (requiere conexión).
- Busque por nombre o código de producto.
- Útil para verificar disponibilidad antes de comprometer un pedido grande.
Solo muestra stock de la bodega de despacho configurada para su ruta. No incluye bodegas de otras sucursales.
3. ERP Vista Operativa — Personal de Oficina
3.1 Acceso al ERP
- Abra el navegador y entre a la dirección del ERP (la proporciona el administrador).
- Ingrese usuario y contraseña.
- En la pantalla de selección de perfil, elija "Vista Operativa" y toque OK.
El menú lateral muestra 6 secciones: Ventas, Compras, Pagos, Contabilidad, Inventario, Maestros.
3.2 Ventas — Procesar pedidos
Consultar órdenes de venta
Menú → Ventas → Orden de Venta
La ventana muestra todas las órdenes de venta. Las que vienen del PWA llegan en estado Borrador (DR).
Campos principales:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nro. Documento | Número de orden asignado automáticamente |
| Socio de Negocio | Cliente |
| Fecha Ordenada | Fecha en que el vendedor tomó el pedido |
| Fecha Prometida | Fecha de entrega solicitada |
| Tipo de Documento | Sales Order con FAC o CCF |
| Gran Total | Monto total del pedido |
| Estado Doc. | DR=Borrador, CO=Completado, WA=En Espera, VO=Anulado |
Confirmar (completar) una orden:
- Abra la orden (doble clic en la lista).
- Revise las líneas del pedido (pestaña "Línea de Pedido"): productos, cantidades, precios.
- Si todo está correcto, toque el botón "Completar" (ícono del engranaje o menú Proceso → Completar).
- El estado cambia a Completado (CO).
Una orden completada está lista para generar la entrega.
Crear orden manual:
Si el vendedor llama por teléfono o el pedido no vino del PWA: 1. Toque el ícono "Nuevo" (hoja en blanco). 2. Seleccione el cliente en el campo "Socio de Negocio". 3. El tipo de documento y lista de precios se completan solos según el cliente. 4. En la pestaña "Línea de Pedido", use el botón "Nuevo" para agregar cada producto. 5. Complete y guarde.
3.3 Generar entregas desde órdenes
Una vez confirmadas las órdenes, el proceso de despacho genera las entregas.
Método 1 — Proceso masivo (recomendado):
Menú → Ventas → Generar Entrega desde Líneas de Orden
- Configure los filtros:
- Bodega: seleccione la bodega de despacho.
- Fecha prometida hasta: fecha máxima de entrega (normalmente hoy o mañana).
- Socio de Negocio: deje vacío para procesar todos los clientes.
- Toque "OK".
- El sistema genera automáticamente un despacho por cliente con todas sus órdenes pendientes.
Método 2 — Desde la orden individual:
- Abra la orden de venta completada.
- Menú Proceso → "Generar Entregas".
- Se crea una entrega vinculada a esa orden.
Ventana de entrega generada (Menú → Ventas → Entrega (Cliente)):
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nro. Documento | Número de entrega / remisión |
| Socio de Negocio | Cliente |
| Bodega | Bodega desde donde sale la mercadería |
| Estado Doc. | DR=Borrador (pendiente de despacho), CO=Completado |
Completar la entrega:
Cuando la mercadería sale físicamente de la bodega: 1. Abra la entrega. 2. Verifique las líneas (productos y cantidades). 3. Toque "Completar". 4. El stock se descuenta automáticamente de la bodega.
3.4 Generar facturas desde entregas
Después de completar las entregas, se generan las facturas.
Proceso masivo:
Menú → Ventas → Genera Facturas desde Entregas
- Configure los filtros (similar al proceso de entregas).
- Toque "OK".
- El sistema consolida entregas del mismo cliente en una sola factura (si aplica).
Factura generada (Menú → Ventas → Factura (Cliente)):
- La factura hereda el tipo de documento (FAC o CCF) de la orden original.
- Si la empresa tiene DTE habilitado, al completar la factura se envía automáticamente al Ministerio de Hacienda y se manda por correo al cliente.
Completar la factura:
- Abra la factura.
- Verifique: cliente, tipo, líneas, impuestos, total.
- Toque "Completar".
- Estado cambia a CO y se genera el DTE (si aplica).
Importante: Una factura completada no se puede modificar. Si hay un error, debe generar una Nota de Crédito.
Imprimir facturas:
Menú → Ventas → Imprimir Facturas
- Permite imprimir o enviar por correo un lote de facturas seleccionadas.
3.5 Pagos y cobros
Aplicar un cobro registrado en el PWA
Los cobros registrados por el vendedor en el PWA llegan al ERP como pagos en borrador.
Menú → Pagos → Pago
- Filtre por fecha de hoy y estado DR (Borrador).
- Abra el pago.
- Verifique: cliente, monto, forma de pago.
- Toque "Completar" para registrar el pago en el sistema.
Aplicar el pago a la factura
Menú → Pagos → Asignación de Pago
- Seleccione el cliente.
- Muestra las facturas abiertas y los pagos disponibles.
- Seleccione la factura y el pago correspondiente.
- Toque "Asignar".
- La factura queda con saldo $0 (o reduce su saldo si fue pago parcial).
Diario de Caja
Menú → Pagos → Diario de Caja
- Para registrar movimientos de caja chica: retiros, depósitos, gastos menores.
- Cree una línea por cada movimiento del día.
- Al final del día, complete el diario para cerrar la caja.
Conciliación Bancaria
Menú → Pagos → Estado de Cuentas Bancario
- Compare los movimientos del estado de cuenta del banco con los pagos registrados en el ERP.
- Marque los movimientos que coincidan para conciliar.
Estado de cuenta y antigüedad
- Menú → Pagos → Estado de Cuenta: genera el estado de cuenta de un cliente en una fecha.
- Menú → Pagos → Antigüedad de Saldos: muestra cuántos días llevan vencidas las facturas por cliente.
3.6 Inventario y recepciones
Recepción de mercadería (Compras)
Cuando llega una compra del proveedor:
Menú → Compras → Recepción de Material
- Cree un nuevo documento.
- En el campo "Orden", seleccione la orden de compra correspondiente (se copian los productos automáticamente).
- Ajuste las cantidades recibidas si difieren de lo ordenado.
- Toque "Completar" para ingresar la mercadería al inventario.
Inventario físico (conteo)
Menú → Inventario → Inventario Físico
- Cree un nuevo documento de inventario físico.
- El sistema puede generar las líneas con el stock actual como referencia.
- Ingrese las cantidades físicamente contadas en el campo "Conteo".
- Complete el documento para aplicar los ajustes de diferencia.
Movimiento de inventario
Menú → Inventario → Movimiento de Inventario
- Para trasladar mercadería entre bodegas (ej.: de bodega principal a sucursal).
Consultar transacciones
Menú → Inventario → Producto → pestaña "Transacciones"
- Muestra todos los movimientos de un producto: entradas, salidas, ajustes.
3.7 Consultas y reportes
| Reporte | Ubicación | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Órdenes abiertas | Ventas → Órdenes Abiertas | Ver pedidos confirmados pendientes de despachar |
| Facturas pendientes | Compras → Facturas Pendientes | Facturas de proveedores pendientes de pagar |
| Reporte Financiero | Contabilidad → Reporte Financiero | Balance general, Estado de resultados |
| Detalle contable | Contabilidad → Detalle Asientos Contables | Ver movimientos contables por cuenta |
| Balance de prueba | Contabilidad → Balance de Prueba | Verificar que débitos = créditos |
| Reabastecimiento | Inventario → Reporte de Reabastecimiento | Productos bajo stock mínimo |
4. Flujo operativo completo (Pedido → Cobro)
VENDEDOR (PWA) OFICINA (ERP)
─────────────────────────────────────────────────────────
Día 1 — Toma de pedidos
1. Abre RuteroSales
2. Busca cliente en lista
3. Crea pedido: selecciona
productos y cantidades
4. Elige FAC o CCF
5. Envía el pedido
(sync automático)
6. Recibe orden en ERP (DR)
7. Verifica y completa la orden (CO)
8. Ejecuta "Generar Entrega
desde Líneas de Orden"
9. Despacho prepara la mercadería
10. Completa la entrega (stock descontado)
11. Ejecuta "Genera Facturas
desde Entregas"
12. Completa la factura → DTE al MH
→ Correo al cliente
Día 2 — Cobros en ruta
13. Ve "Cobros urgentes"
en dashboard
14. Visita cliente, recibe pago
15. Registra cobro en PWA:
monto, forma de pago
16. Recibe pago en ERP (DR)
17. Completa el pago (CO)
18. Aplica el pago a la factura
(Asignación de Pago)
19. Factura queda saldada
20. Cierra Diario de Caja del día
Fin de semana — Cuadre
21. Reporte Estado de Cuenta por cliente
22. Reporte Antigüedad de Saldos
23. Conciliación bancaria
24. Reporte Financiero mensual
5. Catálogos y configuración
Los catálogos se mantienen desde Menú → Maestros en el ERP.
Socio de Negocio (Clientes y Proveedores)
Maestros → Socio de Negocio
Campos clave del cliente:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Nombre | Razón social o nombre completo |
| NRC / NIT | Para emisión de CCF; déjelo vacío si es consumidor final |
| Teléfono | Aparece en el PWA al vendedor |
| Límite de crédito | Máximo de crédito autorizado (0 = contado) |
| Término de pago | Plazo: Contado, 30 días, 60 días, etc. |
| Tipo de documento | FAC o CCF (default para pedidos PWA) |
| Lista de precios | Precios que ven el vendedor y el ERP |
Pestañas importantes: - Cliente: activa el cliente para ventas; define límite de crédito y término de pago. - Dirección: dirección de entrega. Un cliente puede tener varias direcciones. - Contacto: persona de contacto, correo para recibir facturas DTE.
Producto
Maestros → Producto
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Nombre | Descripción del producto |
| Código | SKU o código interno |
| UdM | Unidad de medida (caja, unidad, botella, etc.) |
| Categoría | Agrupa productos para reportes y contabilidad |
| Es comprado | Activa el producto para órdenes de compra |
| Es vendido | Activa para órdenes de venta y PWA |
| Precio de costo | Para cálculo de costo de ventas |
Lista de Precios
Maestros → Lista de Precios
- Define los precios de venta de todos los productos.
- Se puede tener varias listas (ej.: "Precio minorista", "Precio mayorista").
- Cada cliente tiene asignada una lista de precios.
- Actualice los precios en Versión → Precios de Producto.
Bodega y Localizadores
Maestros → Bodega y Localizadores
- Define las bodegas y sus ubicaciones internas (localizadores).
- Cada producto se almacena en un localizador específico.
Términos de Pago
Maestros → Término de Pago
- Define los plazos: "Contado", "30 días netos", "15/30/60 días", etc.
- Se asigna al cliente en el Socio de Negocio.
6. Preguntas frecuentes
¿Por qué el vendedor no puede ver un producto en el PWA?
El producto debe tener "Es vendido" activado y debe estar en la lista de precios asignada al cliente.
¿Por qué el pedido llegó al ERP pero no aparece?
El pedido llega en estado Borrador (DR). Verifique que no tenga un filtro de estado activo en la vista de órdenes. Puede buscar por número de documento o cliente.
¿Puedo modificar un pedido que ya se completó?
No directamente. Debe crear una nueva orden con las correcciones o, si ya se facturó, emitir una Nota de Crédito.
¿Qué pasa si el vendedor creó el pedido sin internet?
El pedido se guarda en el celular y se envía automáticamente cuando recupera conexión. Puede identificarlos porque tienen fecha/hora de creación anterior a la de llegada al ERP.
¿Cómo anulo una factura emitida?
Si ya se envió el DTE al Ministerio de Hacienda, debe emitir una Nota de Crédito desde el módulo de Ventas. Contacte al administrador del sistema si necesita ayuda.
¿El vendedor puede ver el saldo del cliente en el PWA?
Sí. En la ficha del cliente aparece el límite de crédito y el crédito disponible. El sistema no permite crear pedidos que excedan el límite de crédito autorizado.
¿Cómo agrego un cliente nuevo desde el ERP que aparezca en el PWA?
Créelo en Maestros → Socio de Negocio, active la pestaña Customer, asigne lista de precios y término de pago. Aparecerá en el PWA en la próxima sincronización (al abrir la app con internet).
¿Qué significa el punto verde/rojo/amarillo en el GPS del PWA?
- Verde: GPS activo, ubicación disponible.
- Amarillo: obteniendo señal GPS.
- Rojo / gris: sin permiso de ubicación o señal no disponible.
La ubicación se registra automáticamente al crear pedidos y cobros.
Manual elaborado para el rol Vista Operativa — KontrolesERP
Soporte: manualkontroles@gmail.com